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■はじめに

たとえば職場で「この資料を金曜日までに作ってください」と言われたとき、いつから始めれば間に合うのか、判断に迷ってしまう。

「まだ時間があると思っていた」
「どのくらい時間がかかるのか分からない」
「早めに始めたつもりなのに、締め切り直前になってしまう」

このような場合、締め切りは分かっていても、仕事を終えるまでに必要な時間を把握できていないことが原因です。

仕事を締め切りに間に合わせるには、どの仕事から始めるかだけでなく、一つの仕事にどのくらいの時間がかかるのかを考える必要があります。

この記事では、作業に必要な時間を整理し、締め切りから始める時期を考えるコツを紹介します。

■まず、仕事の完成形を確認する

作業時間を考える前に、依頼された仕事の内容を確認します。

・金曜日の何時までに提出するのか
・下書きの提出なのか、完成版の提出なのか
・資料の形式やページ数は決まっているか
・提出前に上司の確認が必要か
・印刷や配布まで行うのか

完成の基準が曖昧なままでは、必要な時間も曖昧になります。分からない点がある場合は、作業を始める前に依頼者へ確認しましょう。

■作業を分けて必要な時間を考える

「会議資料を作る」という仕事を一つのまとまりとして考えると、どのくらい時間がかかるのか判断しにくくなります。

そこで、完成までに必要な作業を分けて考えます。
 

作業内容	見積もった時間
依頼内容と完成形を確認する	15分
必要な資料やデータを集める	30分
資料の構成を決める	20分
下書きを作る	60分
上司へ確認を依頼する	5分
指摘された部分を修正する	30分
誤字やレイアウトを確認する	15分
完成した資料を提出する	5分
合計	180分

この例では、自分が作業する時間は合計3時間です。

作業を分けることで、自分の作業時間だけでなく、確認や修正が必要なことにも気づきやすくなります。

■作業時間と完成までにかかる期間は異なる

作業時間が3時間だからといって、締め切りの3時間前に始めればよいとは限りません。

仕事を完成させるまでには、次のような時間も関係します。

・上司や同僚の確認を待つ時間
・必要な資料や返事を待つ時間
・会議や日常業務で作業できない時間
・修正や確認をやり直す時間
・急な仕事や予定変更に対応する時間

予定を作業時間だけで埋めず、変更に対応できる余白を残しておくと、締め切り直前の遅れを防ぎやすくなります。


■締め切りから、いつ始めるかを考える

必要な作業と時間が分かったら、締め切りからさかのぼり、それぞれの作業をいつ行うか決めます。
先ほどの会議資料を金曜日の15時までに提出する場合は、例えば次のように考えられます。
 

いつまでに	行うこと
金曜日15時	完成した資料を提出する
金曜日13時	修正と最終確認を終える
木曜日10時	下書きを上司へ提出し、確認を依頼する
水曜日	依頼内容の確認、情報収集、構成、下書きを行う

この予定では、自分が資料を作る時間だけでなく、上司に確認してもらう時間も確保しています。
締め切りから考えると、「金曜日までに作ればよい」ではなく、「木曜日に確認を依頼するため、水曜日から始める必要がある」と分かります。

■見積もった時間と実際にかかった時間を比べる

初めて行う仕事は、必要な作業がすべて見えていないことがあるため、時間を正確に見積もるのが難しくなります。

見積もりの精度を上げるには、仕事が終わったあとに、見積もった時間と実際にかかった時間を比べる必要があります。

例えば、資料を集める作業を30分と考えていたのに、実際には50分かかったとします。その理由が「必要な資料を探すのに時間がかかった」のであれば、次に同じ作業をするときは、50分程度が目安になります。

記録するときは、次の内容を残します。

・行った作業
・見積もった時間
・実際にかかった時間
・時間がずれた理由

電話対応などで作業を中断した場合は、作業そのものにかかった時間と、中断した時間を分けて記録すると、次の見積もりに使いやすくなります。

■途中で見積もり時間を見直す

作業を始めたあとに、当初は分からなかった工程が見つかることもあります。その場合は、残っている作業と必要な時間を改めて確認します。

締め切りの日だけでなく、「木曜日の午前中までに下書きを完成させる」など、途中で確認する時点を決めておくと、予定とのずれに気づきやすくなります。

予定より遅れている場合は、残りの作業時間を計算し直し、今の予定で締め切りに間に合うかを確認しましょう。

■間に合わない可能性があるときは相談する

必要な作業時間が、締め切りまでに使える時間を大幅に上回っている場合は、仕事の進め方だけで解決することはできません。

間に合わない可能性が分かった時点で、上司や依頼者へ相談しましょう。
相談するときは、次の内容を整理して伝えます。

・締め切りはいつか
・どこまで終わっているか
・どの作業が残っているか
・残りの作業にどのくらいかかるか
・締め切り、作業量、分担など、何を調整したいか

■まとめ

締め切りに間に合わせるためには、提出する日時だけでなく、仕事を終えるまでに必要な時間を考える必要があります。

まずは仕事の完成形を確認し、必要な作業を小さく分けて、それぞれにかかる時間を見積もります。そのうえで、確認を待つ時間やほかの予定も含め、締め切りから始める時期を考えます。

見積もった時間と実際にかかった時間を記録すると、次に同じ仕事をするときの判断材料になります。途中で予定とのずれが見つかった場合は、残っている作業と時間を整理し、必要に応じて上司や依頼者へ相談しましょう。

ハンズ加古川