■はじめに

職場で、これまで経験したことのない仕事を任されたとき、「わからないことがあれば聞いてください」と言われても、何がわからないのか自分でもうまく言葉にできず、相談したいのにできないことはありませんか?


「どこから聞けばいいのかわからない」
「質問しようとしても、内容がまとまらない」
「仕事全体がわからないとしか言えない」

このような状態では、上司や先輩に確認しようとしても、何から話せばよいのか決められません。

この記事では、何がわからないのかを整理する方法について紹介します。
 

■仕事の内容を整理する

一つの仕事には、目的や期限、使う資料、作業の順番、判断の基準、終わりの状態、報告先など、いくつもの要素があります。

そこで、何がわからないのかを整理するために、任された仕事について、次の項目ごとにわかっていることを書き出します。

・この仕事の目的は何か
・いつまでに終える必要があるのか
・どの資料や道具を使うのか
・最初に何をするのか
・その次に何をするのか
・何を基準に判断するのか
・どこまで進めたら終わりなのか
・終わったら誰に報告するのか

答えられない項目や、書こうとしても内容がはっきりしない項目には、印をつけます。

例えば、仕事の目的と期限はわかっていても、最初に何をするのかがわからなければ、確認したいことは最初の手順になります。
 

■Aさんの「わからないこと」を整理する

それでは実際に、この項目に沿って整理した例を見てみましょう。
今回は、Aさんが上司から社内会議で使う報告資料の作成を初めて任されたケースを想定します。

わからないことがあるのは自分でもわかっているのですが、何から確認すればよいのかわかっていません。そこで、仕事の内容を項目ごとに書き出しました。
 

整理する項目	Aさんが書き出した内容
仕事の目的	社内会議で使う報告資料を作る
期限	金曜日の午前中まで
使う資料	共有フォルダにある売上データと前回の報告資料
最初にすること	今回の売上データを確認する
その次にすること	どの数字を資料に載せるのかわからない
判断の基準	どの程度の変化があれば説明を加えるのかわからない
終わりの状態	上司の確認を受けてから完成となるのかがわからない
報告先	仕事を指示した上司

書き出す前のAさんは、「報告資料の仕事がよくわからない」と感じていました。

項目ごとに整理すると、Aさんが確認したいのは、

「資料に載せる数字の選び方」
「説明を加える基準」
「資料が完成となるタイミング」

だとわかります。

ここまで整理できたら、整理した内容を踏まえて上司や先輩に確認します。
 

■まとめ 

「わからないことがあれば聞いてください」と言われても、何がわからないのか整理できていないと、相談したくてもできません。

こうしたときは、仕事を項目ごとに分けて、わかっていることを一つずつ書き出してみましょう。答えられない項目や、はっきりしない項目が見えてくれば、それが現在わかっていないことになります。
 
一度に全部の仕事を整理しようとせず、まずは今抱えている仕事を、少しずつ整理していきましょう。

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