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■はじめに

「指示の内容が曖昧で、結局どう動けばいいかわからなかった」
「確認したものの、返ってきた指示も曖昧だったので、さらに迷ってしまった」

仕事をしていて、このような経験をされたことはありませんか?

もちろん、指示は具体的で分かりやすいことが望ましいです。

しかし、実際の職場では、忙しさやお互いの認識の違いなどから、十分な説明がないまま仕事が始まることも珍しくありません。

そのため、いかに認識のズレを減らすかが大切になります。

この記事では、曖昧な指示を受けたときに、認識のズレを減らすための方法を紹介します。
 

■指示が曖昧になる理由

仕事では、指示を出す側が、自分にとって当たり前の情報を省略して話してしまうことがあります。

例えば、

「前回と同じ感じでお願い。」

という指示です。

この指示では、何を前回と同じにすればいいのかがわかりません。

作業の手順なのか、資料の形式なのか、完成度なのか、いくつもの受け取り方ができます。

その結果、指示を出した側は必要な情報を伝えたつもりでも、受け取る側にとっては必要な情報が十分に伝わっておらず、認識が合わないまま作業が始まることがあります。
 

■途中で確認しても認識がズレてしまう理由

途中で確認したとしても、お互いの認識がズレたまま作業が進んでしまうことがあります。

「この方向で進めて大丈夫ですか」と確認しても、「この方向」という言葉をお互いが同じ意味でとらえているとは限らないからです。
 

■大切なのは「前提を確認すること」

そのため、曖昧な指示を受けたときは、作業の細かい手順だけでなく、仕事全体の前提を確認すると、ズレを減らすことができます。

例えば、

・仕事の目的
・提出期限
・求められる完成度
・参考資料や過去の事例

このような情報が分かると、判断がしやすくなります。
 

■認識を合わせる伝え方

質問をするときは、「どうすればいいですか。」だけではなく、自分の理解を伝えて確認する方法も役立ちます。

例えば、

「〇〇という理解で進めようと思っています。この認識で合っていますか。」

このように伝えると、お互いの認識の違いに気付きやすくなります。
 

■まとめ

職場では、曖昧な指示が出されることは珍しくありません。

もちろん、指示を出す側が分かりやすく伝えることも大切です。しかし、現実には、認識のズレが起こる場面を完全になくすことは難しいでしょう。

だからこそ、「分からないことを質問する」だけではなく、「前提を確認して認識を合わせる」という視点を持つことが、仕事を進めやすくするポイントになります。

違和感がある場合はそのままにせず、しっかりとすり合わせていきましょう。