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■はじめに

例えば、今日が締め切りの資料を作っているところに、上司から「これも今日中に」と新しい仕事を頼まれたとします。

取引先へのメールの返信も、急ぎの折り返し電話も残っています。

どれも後回しにしにくい仕事です。「優先順位をつけましょう」と言われても、何から手をつければよいのか迷うこともあるでしょう。

この記事では、仕事の優先順位を決めるときの基準や、自分だけで判断しにくい場合の確認方法、状況が変わったときの見直し方を紹介します。
 

■優先順位は「取り組む順番」を決めること

優先順位をつけるとき、仕事を「大切なもの」と「大切ではないもの」に分ける必要はありません。

資料作成も、メールの返信も、電話の折り返しも、すべて必要な仕事です。しかし、同時にすべてを進めることは難しいため、まずはどの仕事から取り組むかを決めます。
 

■仕事の順番を決めるときの基準

どの仕事から取り組むか迷ったときは、例えば、次のような点を確認します。

・締め切りが近いか
・対応が遅れると影響が大きいか
・自分の対応を待っている人がいるか
・その仕事が終わらないと、次の作業に進めないか
・短時間で終えられるか

どの基準を重視するかは、そのときの状況によって変わります。

例えば、短時間で終えられる仕事を先に済ませる方法もありますが、締め切りが迫っている仕事を遅らせてまで優先するとは限りません。

一つの基準だけで決めるのではなく、締め切りや周囲への影響など、複数の条件を合わせて考えます。
 

■自分だけで決めにくいときは上司に確認する

どの仕事も締め切りが近い場合や、複数の人から依頼を受けている場合は、自分だけでは順番を決めにくいことがあります。

そのようなときは、現在取り組んでいる仕事と締め切りを伝えたうえで、どちらを先に進めるか上司に確認しましょう。

「現在、今日が締め切りの〇〇を進めています。先ほど依頼いただいた△△と、どちらを先に進めればよいでしょうか」

このように伝えると、現在の状況を共有しながら優先順位を決められます。
 

■優先順位は途中で変わってもよい

仕事では、新しい依頼が入ったり、締め切りが変更になったりすることがあります。急なトラブルによって、予定していた仕事を中断しなければならない場合もあるでしょう。

そのため、朝に決めた順番が、午後には合わなくなることもあります。

状況が変わったときは、その時点で優先順位を見直します。最初に決めた順番にこだわる必要はありません。
 

■まとめ

仕事が重なったときは、締め切りや周囲への影響を手がかりに、次に取り組む仕事を決めます。

自分だけで判断しにくい場合は、現在の仕事や締め切りを伝えて、上司に確認しましょう。

一度で正しい順番を決めようとせず、状況が変わったときは改めて見直すことが大切です。