ハンズブログBlog

■はじめに

朝に聞いていた予定に沿って仕事を進めている途中で、上司から「午後の予定が変わりました。こちらの仕事を先にお願いします」と言われたことはありませんか。

職場では、急な依頼やトラブルなどによって予定が変わることがあります。変更を聞いたあと、何から始めればよいのか分からなくなったり、焦ったりする人もいるでしょう。

「すぐに対応できない自分は、柔軟性がないのではないか」と考えてしまうかもしれません。

しかし、急な予定変更に対応するには、変更内容の理解や優先順位の判断、作業の切り替えをする必要があります。こうした対応を短時間で行うことは、簡単なことではありません。

この記事では、急な予定変更で焦ってしまう理由と、変更があったときの対処法を紹介します。
 

■急な予定変更で焦ってしまう理由

急な予定変更を負担に感じる理由は、人によって異なります。ここでは、仕事中に起こりやすい理由を三つ紹介します。

●予定を組み立て直す必要がある

仕事を進めるときは、「この作業が終わったらメールを返す」「午後から資料を作成する」など、一日の流れを考えていることがあります。

予定が変わると、それまで進めていた仕事をどこで止めるのか、残った仕事をいつ行うのかなどを改めて考えなければなりません。予定を組み立て直すために、すぐには動き出せないことがあります。

●何を優先すればよいか分からなくなる

新しい仕事を頼まれても、もともと取り組んでいた仕事をどうすればよいのか、説明がない場合があります。

「新しい仕事を先にするのか」「もとの仕事の締め切りは変わるのか」といった点が分からなければ、次に何をするかを決めにくくなります。変更後の優先順位が分からないことが、焦りにつながることもあります。

●作業を切り替えるまでに時間がかかる

一つの仕事に集中しているときに別の作業を頼まれると、進めていた作業を中断し、新しい仕事へ意識を切り替える必要があります。

そのうえで、新しい指示の内容を確認し、必要な資料や道具を準備します。そのため、予定変更を伝えられてから、実際に別の仕事へ取りかかるまでには時間がかかることがあります。
 

■急な予定変更があったときの対処法

●変更された内容を確認する

予定変更を伝えられたときは、新しく行う仕事だけでなく、これまで進めていた仕事をどうするのかも確認します。

確認する内容には、次のようなものがあります。

・何が変更になったのか
・どの仕事を優先するのか
・もとの仕事はいつ再開するのか
・それぞれの締め切りは変わるのか

例えば、上司には次のように確認できます。

「現在進めている〇〇はいったん止めて、△△を先に進めればよいでしょうか。〇〇の締め切りに変更はありますか」

変更された部分と変わっていない部分を確認すると、その後の予定を整理しやすくなります。

●現在の仕事を書き出す

確認した内容は、紙やスマートフォンのメモなどに書き出します。

・現在取り組んでいる仕事
・新しく追加された仕事
・それぞれの締め切り
・後回しにする仕事

頭の中だけで整理しようとせず、一覧にすると、残っている仕事と取り組む順番を確認しやすくなります。

●最初に取り組むことを一つ決める

予定が変わった直後に、その日一日の流れをすべて決め直す必要はありません。

「新しい仕事に必要な資料を用意する」など、最初に行うことを一つ決めます。

最初の行動が明確になると、変更後の仕事に取りかかりやすくなります。
 

■まとめ

急な予定変更があると、新しい指示を理解するだけでなく、仕事の順番や締め切りも考え直す必要があります。

すぐに何をすればよいか分からないときは、変更された内容や優先順位を確認し、現在の仕事を書き出して整理します。変更後の予定を一度にすべて決めようとせず、まず取り組むことを一つ決めてみましょう。