■はじめに

上司に報告や相談をしたいものの、忙しそうな様子を見ると、声をかけてよいのか迷ってしまう。

ハンズを利用されている方からも、そのような悩みをよく聞きます。

「自分のせいで、作業を中断させてしまったら申し訳ない」
「声をかけて、悪く思われたらどうしよう」

そう考えて行動できないうちに時間が過ぎてしまい、後から「なぜもっと早く言わなかったのか」と注意された経験がある方もいるのではないでしょうか。

たしかに、相手の状況に配慮するのは重要なことです。

ただ、声をかけるのをためらって報告が遅れてしまうと、自分だけでなく周囲の仕事にも影響が出てしまうことがあります。

この記事では、報告や相談のタイミングと、状況に応じた声のかけ方について解説します。
 

■完璧なタイミングで話しかけなくてもよい

上司が電話中や来客対応中であれば、緊急時でなければ対応が終わるのを待った方がよいでしょう。

一方で、ただパソコンに向かって作業をしている、書類を読んでいる、といった様子だけでは、本当に今話しかけてよいかまではわかりません。

その場合は、まず短く確認してみましょう。

「○○の件で確認したいことが一つあります。今、1分ほどお時間よろしいでしょうか」

用件と必要な時間が分かれば、上司も今聞くか、後にするかを判断しやすくなります。

声をかけることと、その場で詳しい内容を話すことは別です。

「まずは確認だけ」

そう考えると、少し話しかけやすくなるかもしれません。
 

■声をかける前に、用件の緊急度を確認しておく

声をかける前に、「今すぐに声をかける必要があるか」を考えてみましょう。

次のような場合は、上司が忙しそうであっても報告が必要です。

・ミスやトラブルが発生した
・締め切りに間に合わない可能性がある
・すぐに判断してもらわないと、顧客や他部署の仕事に影響する
・安全に関わる問題が発生した

急ぎの報告をする場合は、最初にそのことを伝えます。

「急ぎの報告です。○○の件で、今すぐご確認いただきたいことがあります」

このように一言添えるだけで、上司としても状況を把握し、対応しやすくなります。

今すぐに確認する必要はないものの、相談したい場合は、次のように声をかけるとよいでしょう。

「○○の件について相談があります。本日中に5分ほどお時間をいただけますか」

このようにあらかじめ期限を示し、話せる時間を決める方法もあります。
 

■現在の状況に合わせた声のかけ方

①    上司が少しなら話せそうなとき

「○○の件で確認したいことがあります。今、1分よろしいでしょうか」

最初から経緯をすべて説明せず、何の用件か、どのくらい時間がかかるかを先に伝えます。

②    上司が明らかに忙しそうなとき

「お忙しいところすみません。○○について本日中に確認したいのですが、いつ頃お時間をいただけますか」

急ぎでなければ、まずいつ時間をもらえるかを確認します。すぐに話を聞いてもらう必要はありません。

③    今すぐ伝える必要があるとき

「急ぎの報告があります。少しお時間よろしいでしょうか」

電話中や会議中など、上司本人へ声をかけられない状況であれば、職場のルールに沿って、別の上司へ伝える、もしくはチャットで至急の連絡を入れるなどの方法を取ります。
 

■「今は無理」と言われたときは

上司から、忙しそうな態度で「後にしてほしい」と言われると、拒否されたように感じてしまうかもしれません。

しかし、それは相談自体を拒否されたのではなく、今は時間が取れないという意味であることがほとんどです。あわててそのまま話を終わらせるのではなく、次の行動を決めておきましょう。

・何時頃なら話せるか確認する
・チャットやメールで要点を送ってよいか聞く
・ほかに確認できる人がいるか尋ねる

時間を決めておけば、話しかけるタイミングを探し続けずに済みます。

待っている間に締め切りが変更になるなど、状況が変わった場合は、改めて相談しましょう。
 

■普段から報告の方法を確認しておく

話しかけやすい時間帯や好まれる連絡方法は、人によって異なります。

急ぎでないときに、次のように確認しておくと判断しやすくなります。

「相談がある場合、いつ頃お声がけするのがよいでしょうか」
「急ぎのときは、口頭とチャットのどちらがよいでしょうか」

何度声をかけても時間を取ってもらえず、仕事に支障が出ている場合は、自分の話しかけ方だけの問題とは限りません。別の上司や相談窓口などに状況を伝えることも検討しましょう。
 

■まとめ

上司が忙しそうなときは、完璧なタイミングで話しかける必要はありません。

まずは用件の緊急度を確認し、「何について」「どの程度急ぐのか」「何分必要か」を短く伝えます。

すぐに話すことが難しい場合は、いつなら話せるのか、チャット等の別の伝達方法でよいかを確認します。

相手の状況への配慮と、必要な報告を後回しにしないことは両立できます。迷ったまま待ち続けるのではなく、まずは今確認できることから始めてみましょう。

ハンズ明石