■はじめに

仕事の説明を受けているとき、

「書くことに集中すると、相手の話が頭に入ってこない」
「メモを取ろうとしても、相手の話す速さに追いつけない」
「メモは取ったものの、後から読むと何のことか分からない」

と困ったことはありませんか。

説明を聞きながらメモを取るときは、話を聞き、内容を理解し、メモに残す部分を選びながら書く必要があります。

特に仕事に慣れていないうちは、何が重要なのか判断しにくいため、必要な内容だけを書き留めることが難しくなります。

仕事のメモは、相手の話を一言一句書き写すためのものではありません。後から見たときに、何をすればよいかを確認するためのものです。

この記事では、仕事でメモを取ることが難しい理由と、説明を聞きながら書くコツ、取ったメモを仕事で活用するための方法を紹介します。
 

■仕事でメモを取ることが難しい理由

メモを取ることが難しいと感じる理由は、人によって様々です。

例えば、以下のような理由が考えられます。

・何をメモすればよいのか分からない
・相手の話す速さに自分の書く速さが追いつかない
・どの部分が重要なのか分からない
・相手の話を聞くことと、書くことを同時に行うことが難しい
・後から見返しても、何について書いたのか分からない

まずは、自分がどんな理由で困っているのかを確認してみましょう。困っている内容によって、必要な工夫も変わってきます。
 

■仕事のメモに残したい内容

何を書けばよいか分からないときは、次の内容を確認してみましょう。

・自分は何をするのか
・期限はいつまでか
・どのような順番で進めるのか
・間違えやすい点や注意すること
・終わった後に誰へ報告するのか

すべての仕事で、この5つを書く、というわけではありません。

その仕事を、後で一人で進めるために必要な内容を残します。

例えば、「明日の午前中までに、前月と同じ形式で売上表を作り、完成したら田中さんに確認してもらう」という指示であれば、次のように書けます。

・やること:売上表を作成する
・期限:明日の午前中まで
・前月と同じ形式を使用する
・完成後:田中さんへ確認を依頼する

文章をそのまま書かなくても、「田中　確認　依頼」のように、必要な情報を短い言葉で残しても大丈夫です。
 

■説明を聞きながらメモを取るコツ

●文章ではなく短い言葉で書く

説明を聞きながら、整った文章を作る必要はありません。

「明日の午前中までに提出する」という内容であれば、「期限:明日午前」という風に書けば大丈夫です。

自分で意味が分かる略語や矢印、記号を使うと、書く量を減らすことができ、その分余裕が出てきます。

●分からない部分には印を付ける

説明の途中で分からない言葉が出てきたときに、その場で考え続けると、次の説明を聞き逃してしまうことがあります。

分からない部分には「?」を付けて空欄を残し、後から確認します。注意点には「!」、自分が行うことには「□」を付けるなど、最初から記号の意味を決めておく方法もあります。

●書く時間が必要なことを伝える

説明の速さに追いつかないときは、説明の内容を覚えて後からメモしようとせず、「すみません。少しだけ待っていただけないでしょうか」などと、相手に確認しましょう。

また、「確認ですが、期限は明日の午前中で合っていますか」などと伝えれば、書く時間を取りながら、聞き間違いがないか確認できます。

仕事の手順を実際に見せてもらっている場合は、「一度全体を見た後、再度確認させてもらえますか」と相談する方法もあります。
 

■取ったメモを仕事で使える形にする

メモは、一度書いただけでは仕事に生かせないことがあります。

説明を受けた後は、記憶が残っているうちにメモを見返し、抜けている言葉を補います。すべてをきれいに書き直す必要はありません。後から自分で読める状態になっていれば十分です。

同じ仕事を繰り返す場合は、すぐにメモを確認できる状態にしておきましょう。

メモを書く場所を一つに決め、インデックスなどに日付や仕事の名前を書いておくと、必要なメモも探しやすくなります。

■自分だけでは対応しにくいとき

口頭の説明を聞きながらメモを取ることが難しい場合は、後から内容を確認できる方法がないか相談してみましょう。

例えば、

「この作業について、後から確認できる手順書や参考資料はありますか」

と伝える方法があります。

資料がない場合は、

「後で、メモした内容に間違いがないか確認していただいてもよろしいでしょうか」

と伝えることもできます。

文書やチャット、写真などを使用できるかどうかは、職場のルールや扱う情報によって異なります。自分だけで判断せず、使用してよい方法を上司へ確認しましょう。
 

■まとめ

仕事のメモは、後から見返して、内容を確認するために取ります。聞いたことを一言一句書くのではなく、必要な情報のみを残します。

相手の説明に自分の書くスピードが追いつかないときは、相手に少し待ってもらえないか確認しましょう。メモを取った後は、聞いた内容を覚えているうちに読み返し、抜けている情報を付け足します。

メモはきれいに書けていなくても大丈夫です。次に同じ仕事をするとき、自分が何をすればよいか理解できれば十分です。

ハンズ姫路