仕事をしていると、周囲の人から頼み事をされることはよくあります。そのようなとき、「自分がなんとかしなければ」と思い、忙しくてもついつい引き受けてしまうことはありませんか?

確かに、職場ではお互いに協力しながら仕事を進めることは必要です。しかし、頼まれた仕事を引き受けたことで、自分の仕事が遅れてしまうと、業務全体に影響が出る場合もあります。そのため、時には断ることも重要になってきます。

とはいっても、「相手に迷惑ではないか」と考え、断りにくいと感じることもあるでしょう。

仕事を断ることは、単に「できません」と伝えることだけではありません。現在の状況を伝え、期限や優先順位を調整するという方法もあるのです。

この記事では、仕事を断りにくい理由と、仕事を頼まれたときの対処法や伝え方を紹介します。
 

■仕事を断りにくい理由

仕事を頼まれたときに断れない理由は、人によって異なります。

・断ること自体に申し訳なさを感じる
・断ることによって相手からの評価が下がるのではないかと不安になる
・困っている人を放っておけない
・自分が断ると、ほかの人に負担がかかるのではないかと考えてしまう

このような気持ちから、自分の仕事に余裕がないときでも、断れずに引き受けてしまうことがあるでしょう。
 

■返事をする前に、まずは現在の自分の仕事を確認する

仕事を頼む側は、現在こちらが抱えている仕事量や締め切りを把握していない場合があります。相手にこちらの状況を何も伝えずに引き受けてしまうと、「余裕があるのかな?」と受け取られ、さらに追加の頼み事をされるかもしれません。

そのため、仕事を頼まれたときは、返事をする前に現在の状況を確認しましょう。

確認する内容としては、次のようなことが考えられます。

・現在抱えている仕事の数
・それぞれの締め切り
・新しい仕事にかかる時間
・新しい仕事を引き受けた場合、完了が遅れてしまう仕事はないか

すぐに判断できないときは、

「少し確認してからお返事してもよろしいでしょうか」

と伝え、確認する時間を取る方法もあります。
 

■仕事を頼まれたときの伝え方

●優先順位を確認する

上司から新しい仕事を頼まれたときは、現在取り組んでいる仕事を伝えたうえで、どちらを優先するか確認しましょう。

「現在、今日が締め切りの〇〇を進めているのですが、新しく頼まれた仕事を先に進めたほうがよいでしょうか」

このように確認すると、どちらを優先するかだけでなく、現在の仕事の締め切りの調整についても相談できるでしょう。

●対応できる時期を伝える

すぐには対応できなくても、別の日であれば対応できる場合があります。

「本日中の対応は難しいですが、明日の午後からであれば対応できます」

と伝えると、相手も予定を調整しやすくなります。

●対応できる範囲を伝える

頼まれた仕事のすべてを引き受けることが難しい場合は、一部であれば対応できることを伝える方法もあります。

「資料の作成までは難しいですが、内容の確認であれば対応できます」

このように、できる範囲を具体的に伝えます。

●対応が難しいことを伝える

期限や業務量を調整しても対応できないときは、その理由と一緒に、対応が難しいことを伝えます。

「今週は〇〇と△△の締め切りがあるため、今回の対応は難しいです」

理由を長く説明する必要はありません。現在の業務や締め切りを簡潔に伝えます。
 

■一人で調整できないときは相談する

複数の人から仕事を頼まれている場合や、自分では優先順位を決められない場合は、上司へ相談します。

相談するときは、抱えている仕事の内容や締め切り、新しく頼まれた仕事を伝え、どの仕事から進めるかを確認しましょう。
 

■まとめ

仕事を頼まれたときは、まずは現在の業務量や締め切りを確認しましょう。

そのまま引き受けることが難しい場合は、対応できる時期や範囲を相手と相談してみましょう。自分だけで判断することが難しいときは、上司に確認するのも1つの方法です。

現在の状況を伝えて調整をすることは、仕事を抱え込まず、自分の仕事を予定通り進める上で重要なことです。

「断らなければいけない」と考えると、難しく感じるかもしれません。そんなときは、まずは自分の状況を確認するところから始めてみましょう。